เทคโนโลยี RFID (Radio Frequency Identification) กำลังเข้ามาแทนที่การจัดการเอกสารด้วยมืออย่างค่อยเป็นค่อยไป และการระบุตัวตนอัตโนมัติก็ให้ความสะดวกสบายอย่างมาก เพื่อให้สามารถจัดการทรัพยากรเอกสารต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว จำเป็นต้องมีการจัดการป้อนข้อมูลแท็กอิเล็กทรอนิกส์ RFID สำหรับคลังเอกสาร การจัดการอัจฉริยะด้วย RFID ช่วยลดภาระงานที่น่าเบื่อของเจ้าหน้าที่ ทำให้ลดค่าใช้จ่ายด้านกำลังคนของคลังเอกสารและลดต้นทุน RFID จึงถูกนำมาประยุกต์ใช้ในการรวบรวมและระบุเอกสารอย่างชาญฉลาด


โดยการผสมผสานของ Rเทคโนโลยีการระบุตัวตนอัตโนมัติ FIDy ด้วยเทคโนโลยีซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ แท็กอิเล็กทรอนิกส์ RFID ถูกนำมาใช้เป็นสื่อจัดเก็บข้อมูล โดยติดไว้บนถุงเก็บเอกสาร ข้อมูลพื้นฐานของเอกสารและบันทึกการรับและส่งคืนจะถูกจัดเก็บไว้ในชิป RFID และอุปกรณ์อ่านและเขียน RFID จะทำงานร่วมกับระบบจัดการฐานข้อมูลเบื้องหลัง ซึ่งสามารถจัดการข้อมูลในกระบวนการทำงานของการยืม การส่งคืน การค้นหา และการตรวจสอบสินค้าคงคลังของเอกสารได้

ข้อดีของเทคโนโลยี RFID สำหรับการจัดการเอกสาร

1. การระบุตำแหน่งที่รวดเร็วและแม่นยำ: แผนที่แสดงการกระจายตัวทางภูมิศาสตร์ของห้องเก็บเอกสารทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ตรวจสอบแบบพกพา และจะมีการสร้างคำสั่งระบุตำแหน่งทางภูมิศาสตร์สำหรับเอกสารที่ต้องการค้นหา เพื่อให้สามารถค้นหาและจัดเก็บเอกสารได้อย่างรวดเร็ว

2. การจัดการสินค้าคงคลังง่าย: การใช้เครื่องตรวจสอบจุดด้วย RFID ช่วยให้สามารถตรวจสอบเอกสาร ตรวจแก้ข้อผิดพลาด จัดเรียงบนชั้นวาง และงานอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยลดภาระงานของบรรณารักษ์ ปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการเอกสาร และลดอัตราข้อผิดพลาดในการยืมและการจัดเก็บเอกสารได้อย่างมาก

3. การบันทึกข้อมูลเอกสารอย่างถูกต้อง: ระบบจะบันทึกข้อมูลผู้จัดการเอกสาร ผู้กู้ยืม เงินกู้ ระยะเวลาการจัดเก็บ ฯลฯ โดยอัตโนมัติ ป้องกันข้อผิดพลาดจากมนุษย์ พร้อมทั้งรับประกันความถูกต้องของข้อมูลต้นฉบับในระบบสารสนเทศการจัดการเอกสาร และให้สามารถตรวจสอบสถานะเอกสารและพิมพ์รายงานได้แบบเรียลไทม์

4. การจัดการการยืม การจัดเก็บ และการลงทะเบียนเอกสารแบบเป็นชุด: การจัดการเอกสารเป็นงานที่ซับซ้อนมาก มีผู้จัดการเอกสารน้อย แต่มีผู้ที่ต้องการยืมเอกสารจำนวนมาก เทคโนโลยี RFID ถูกนำมาใช้เพื่อทำให้การจัดการเอกสารทันสมัยและเป็นระบบอัตโนมัติ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดภาระงานของผู้ดูแลระบบเอกสาร และช่วยให้บรรณารักษ์สามารถดำเนินการยืม จัดเก็บ และลงทะเบียนเอกสารแบบเป็นชุดโดยอัตโนมัติ

5. ข้อมูลการจัดเก็บแท็ก RFID ของเอกสารสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างอิสระ: แท็กอิเล็กทรอนิกส์มีขีดความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลสูง และสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่จัดเก็บได้อย่างอิสระ ซึ่งอำนวยความสะดวกในการจัดการข้อมูลคุณลักษณะของเอกสาร

ระบบจัดเก็บเอกสารอัจฉริยะ RFID จะสร้างข้อมูลบัตรประจำตัวอิเล็กทรอนิกส์สำหรับแต่ละไฟล์ และทำให้สามารถติดตามและจัดการกระบวนการหมุนเวียนของไฟล์ทั้งหมด การระบุตำแหน่งไฟล์ การจัดทำบัญชีรายการไฟล์อัตโนมัติ การวิเคราะห์อัจฉริยะ และฟังก์ชันอื่นๆ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดการไฟล์และลดภาระงานได้อย่างมาก การประยุกต์ใช้ เทคโนโลยี RFID ทำให้การจัดการเอกสารกระดาษและการจัดการเก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นสะพานเชื่อมที่ดี